Streaming para Congresos
Un congreso concentra meses de organización en dos o tres días que no admiten fallos. Producimos el streaming de congresos médicos, científicos, académicos y profesionales con realización multicámara, captura de ponencias y traducción simultánea, para que tu congreso llegue en directo y sin cortes a los asistentes que no pueden viajar.
Qué incluye nuestro streaming para congresos
Qué hace distinto el streaming de un congreso
Un congreso no es una conferencia larga. Es el evento más exigente que emitimos, por varias razones a la vez:
- Salas en paralelo. Mientras la sala A tiene una ponencia, la B y la C tienen otras. Hay que emitir o grabar todas.
- Ponentes conectados desde fuera. El invitado internacional interviene por videoconferencia y tiene que oírse y verse como si estuviera en la sala.
- Varios días seguidos. No son dos horas: es producción intensiva de uno a tres días con un programa que no se puede retrasar.
- Patrocinadores. Esperan que su presencia se vea en la emisión tal como se pactó.
- Contenido que no se repite. Si una ponencia no se graba, se pierde. Y los ponentes esperan su vídeo.
Cómo preparamos el streaming de un congreso, paso a paso
1. Planificación técnica (de 3 a 6 meses antes)
Mapeamos el programa con el comité: cuántas salas funcionan a la vez, qué aforo y qué proyección tiene cada una, si hay sesiones plenarias y qué ponencias se emiten o solo se graban. En esa fase se decide también el modelo de acceso:
- En abierto, en YouTube o LinkedIn, para la máxima difusión.
- Solo para inscritos, en plataforma privada con registro.
- En diferido: grabación disponible después para socios o inscritos.
- Multiplataforma: la misma señal a varios destinos a la vez.
2. Equipo técnico (de 2 a 3 meses antes)
Cada sala lleva lo suyo: una o dos cámaras (ponente y plano general), captura directa de las diapositivas, micrófono para el ponente y ambiente para las preguntas, iluminación y un técnico que vigila esa emisión. En el centro, la realización recibe las señales de todas las salas, la grabación corre en paralelo en cada una y la conexión redundante sostiene la emisión. Un realizador decide qué se ve en las sesiones plenarias.
3. Coordinación con el comité (de 1 a 2 meses antes)
Confirmamos programa y horarios, quién es responsable de cada sala, qué ponencias no se pueden grabar (datos no publicados, contenidos con embargo) y qué pasa si un ponente no llega. Todo eso queda en una escaleta que comparte todo el equipo.
4. Ponentes remotos: tres pruebas
Es lo que más falla en un congreso y lo que más se nota. Enviamos a cada ponente remoto unas instrucciones técnicas sencillas y probamos con él audio, vídeo y diapositivas tres veces: una o dos semanas antes, a pocos días del congreso y la víspera. Les pedimos cable en vez de wifi, auriculares y una luz de frente.
5. Traducción y accesibilidad
Si el congreso es internacional, los intérpretes trabajan en cabina u online y su señal se integra en la emisión: el asistente online elige su idioma igual que el de la sala. Conviene cerrarlo con dos o tres meses de margen. Ver interpretación simultánea y subtitulado y accesibilidad.
Congresos híbridos: presencial y online
El formato que ya es estándar: asistentes en sede y audiencia online que participa de verdad. Integramos ponentes remotos en el programa, llevamos las preguntas del chat a la sala y damos a la audiencia virtual una experiencia a la altura de la presencial. Cómo funciona nuestro servicio de streaming.
Grabación y entrega de las ponencias
Grabamos cada sala por separado, además de la señal de la sesión plenaria y, si la hay, la de cada idioma de traducción. Después de la emisión:
- Cortamos cada ponencia como vídeo independiente.
- Añadimos rótulo con nombre y afiliación del ponente, y cartela de inicio y cierre del congreso.
- Sincronizamos el audio de la traducción con la imagen.
- Entregamos en 24-48 horas, por enlace de descarga o nube privada, listo para la web de la sociedad, el repositorio o la plataforma de formación continuada.
Ese plazo importa: las ponencias llegan a los ponentes y a los inscritos cuando el congreso aún está reciente.
Errores habituales en el streaming de congresos
| Error | Qué pasa | Cómo lo evitamos |
|---|---|---|
| No probar con los ponentes remotos | La intervención llega congelada o sin audio | Tres pruebas antes del congreso |
| Depender de la wifi del recinto | Se cae la sesión plenaria | Bonding 4G/5G de varios operadores |
| Una sola cámara por sala | Emisión plana y diapositivas ilegibles | Dos cámaras y captura directa de la presentación |
| No grabar las salas paralelas | Contenido perdido y patrocinadores descontentos | Grabación de todas las salas, sin excepción |
| Mala luz en los ponentes remotos | El invitado internacional se ve mal | Indicaciones de luz y fondo en la prueba previa |
| Programa sin margen | Los retrasos se acumulan durante el día | 15-20 minutos de margen técnico entre bloques |
Lo que revisamos la víspera
- Cámaras enfocadas, con baterías y tarjetas de repuesto.
- Micrófonos probados en cada sala.
- Captura de diapositivas probada con un portátil.
- Conexión redundante activa en todas las salas.
- Espacio libre de sobra para grabar todas las salas.
- Plataforma de emisión probada en modo privado.
- Última prueba con los ponentes remotos.
- Plan de contingencia escrito: qué hacemos si falla cada pieza.
Experiencia real en congresos y jornadas
Desde 2019 producimos congresos académicos y científicos, jornadas profesionales y eventos institucionales para universidades, sociedades científicas, ONGs y administraciones públicas. Ejemplo: la jornada internacional ante la COP28 de la Alianza Cero Deforestación, emitida en directo con interpretación español-inglés. Ver ejemplos en vídeo.
Cómo se presupuesta el streaming de un congreso
Cada congreso se presupuesta a medida a partir del programa: número de jornadas, salas en paralelo, ponentes remotos, traducción, accesibilidad y entrega de ponencias. Las jornadas adicionales llevan descuento y el equipo técnico es el mismo durante todo el congreso. Presupuesto cerrado en 24 h tras conocer tu programa.
Para presupuestar nos ayuda saber: fechas y número de días, número de salas y de ponentes, si hay ponentes conectados desde fuera, si necesitas traducción o accesibilidad y en qué plataforma quieres emitir.
¿Tu evento es corporativo? Mira streaming para empresas. ¿Necesitas también fotografía y vídeo resumen del congreso? Mira servicios audiovisuales.
Preguntas frecuentes sobre el streaming para congresos
¿Podéis emitir varias salas del congreso a la vez?
Sí. Montamos equipos independientes por sala (cámaras, sonido y realización propios) y emitimos cada una a su canal, con un coordinador técnico general supervisando todas las emisiones.
¿Cómo se integra la traducción simultánea en el directo?
Los intérpretes trabajan en cabina u online y su señal se integra en la emisión como canales de audio seleccionables o como emisiones paralelas por idioma. El espectador elige su idioma sin perder la imagen en directo.
¿Entregáis las ponencias grabadas por separado?
Sí. Además del directo completo, entregamos cada ponencia cortada individualmente con rótulos del ponente, lista para el repositorio del congreso, la web de la sociedad o la plataforma de formación continuada.
¿El streaming puede ser solo para inscritos de pago?
Sí. Configuramos el acceso restringido a inscritos mediante plataforma con registro, integrable con el sistema de inscripciones del congreso, con control de acceso individual.
¿Cómo evitáis que falle un ponente conectado en remoto?
Probando antes. Hacemos tres pruebas con cada ponente remoto (una o dos semanas antes, a pocos días y la víspera) y le pedimos conexión por cable, auriculares y buena luz. El día del congreso un técnico vigila su señal durante toda la intervención.
¿Cuánto margen hay que dejar entre sesiones?
Recomendamos entre 15 y 20 minutos entre bloques: lo justo para comprobar que todo graba, cambiar de ponente y conectar al siguiente invitado remoto sin retrasar el programa.
¿Se puede emitir en directo y grabar a más calidad a la vez?
Sí. Emitimos en 1080p y grabamos en 4K en local. La edición de las ponencias se hace a partir de la grabación en 4K.
¿Cubrís congresos de varios días fuera de Madrid?
Sí. Producimos congresos de varias jornadas en toda España (tenemos base en Madrid y equipo en Barcelona), con descuento por jornada adicional y el mismo equipo técnico durante todo el congreso.
¿Cuánto cuesta el streaming de un congreso?
Depende del número de jornadas, las salas en paralelo, los ponentes remotos y si hay traducción o accesibilidad. Con el programa delante te enviamos presupuesto cerrado en menos de 24 horas, con descuento por jornada adicional.